Definitivamente los requisitos para que sean deducibles, no sean ingreso para el trabajador y se cumpla con el control interno de los gastos de viaje, requieren más que antes de la vigilancia por parte de las áreas contables y de impuestos de su negocio.

Independientemente de los formatos y procesos de autorización que cada empresa implementa, debe de contarse siempre con el correspondiente CFDI y no basta con esto, sino, que además, debe vigilarse que las políticas de tope de gastos por categoría, así como el cumplimiento de medios de pago, y acompañamiento de comprobantes adicionales formen parte del expediente de cada comprobación.

Este boletín tiene por objeto repasar cuales son los puntos críticos en los que debe tenerse debido cuidado en la comprobación y se consiga la deducibilidad de los mismos, además, de que cumpliendo con esto, no se impactará en el ingreso acumulable para el trabajador, y su impacto negativo en el impuesto que le retendrían.

Distancia donde se erogan

De conformidad con lo señalado en la ley, se consideran gastos de viaje aquellos que se erogan más allá de una faja de 50 km. A partir del establecimiento del contribuyente según lo establece

Tratándose del pago de viáticos o gastos de viaje que beneficien a personas que presten al
contribuyente servicios personales subordinados o servicios profesionales por encargo de aquél,
serán deducibles cuando dicha persona se desplace fuera de una faja de 50 kilómetros que
circunde al establecimiento de dicho contribuyente.

Para aclarar como considerar lo anterior, en el Reglamento de la propia ley se señala que se entiende por “Establecimiento del contribuyente” para este efecto:

Artículo 57. Para efectos del artículo 28, fracción V de la Ley, se entenderá por establecimiento
del contribuyente aquél en el que presta normalmente sus servicios la persona a favor de la cual se realice la erogación.

Es decir, que, depende del lugar donde el trabajador presta sus servicios normalmente, es el punto desde
el cual, habría que medir los 50km.

Requisitos de los comprobantes

Los comprobantes fiscales digitales para comprobar los Gastos de Viaje o Viáticos deben cumplir con lo establecido en el Art. 29 del Código Fiscal de la Federación cuando son emitidos en el país, y en una forma más laxa, se relacionan cuales son los requisitos para comprobantes de gastos de viaje cuando estos fueron realizados en el extranjero.

Comprobación de viáticos en el extranjero

Ahora bien, si el gasto se efectúa en el extranjero no se requerirá un CFDI como comprobante fiscal, sin embargo, se debe contar con la documentación comprobatoria del mismo. La regla 2.7.1.16., de la RMF 15 establece que los contribuyentes que pretendan deducir o acreditar fiscalmente con base en comprobantes emitidos por residentes en el extranjero sin establecimiento permanente en México, podrán utilizar dichos comprobantes siempre que contengan los requisitos referidos en la misma, como son:

1. Nombre, denominación o razón social
2. Domicilio y, en su caso, número de identificación fiscal, o su equivalente, de quien lo expide
3. III. Lugar y fecha de expedición;
4. Clave en el RFC de la persona a favor de quien se expida o, en su defecto, nombre, denominación o razón social de dicha persona;
5. Los requisitos establecidos en el artículo 29-A, fracción V, primer párrafo del CFF (cantidad, unidad de medida y clase de los bienes o mercancías, o descripción del servicio o uso o goce que amparen);
6. Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número o letra.

LIMITES POR CATEGORIA DE GASTO

Entre los conceptos de los gastos de viaje, se señalan algunas limitantes para la deducción de los mismos:

Alimentación

Tope en México – $750.00 diarios
Tope en extranjero $1,500 diarios
Acompañando comprobantes de transporte u hospedaje. Si solo acompaña el transporte, debe pagarse con la tarjeta de crédito del viajero

Renta de autos

Tope tanto para México como el extranjero $850 diarios
Acompañando comprobantes de transporte u hospedaje

Hospedaje

Sin tope en México
Tope de $3,850.00 por diarios en el extranjero
Acompañando la documentación del transporte

Convenciones y seminarios

Cuando el total o una parte de los viáticos o gastos de viaje sea con motivo de seminarios o convenciones efectuados en el país o en el extranjero, y estos a su vez formen parte de la cuota de recuperación que se establezca para tal efecto, y en el comprobante fiscal o en la documentación comprobatoria que los amparen o se desglose el importe correspondiente a tales erogaciones, sólo será deducible de dicha cuota, una cantidad que no exceda el límite de gastos de viaje por día destinado a la alimentación, es decir:

Cuando sea erogada en territorio nacional el monto máximo de deducción será de $750 pesos diarios por cada beneficiario. Sin embargo cuando sea erogada en el extranjero monto máximo de deducción será de $1,500 pesos diarios por cada beneficiario.

Erogaciones efectuadas por el uso del automóvil del trabajador (Pago de kilometraje).

En algunas empresas los trabajadores utilizan sus propios automóviles para el desarrollo de sus actividades laborales y en caso de que se haya pactado previamente que la empresa le reembolsará los servicios de dicho automóvil (gasolina, aceite, servicios, reparaciones y refacciones) la empresa podrá considerar y deducir dichas erogaciones bajo el concepto de gastos de viaje.

Sin embargo, para que estos gastos sean deducibles además de cumplir los requisitos anteriores se deberán cumplir lo siguiente:

• La deducción no podrá exceder de 93 centavos M.N. por kilómetro recorrido del automóvil sin que dicho kilometraje pueda ser superior a 25,000 km recorridos en el ejercicio.
• Distinguir los comprobantes de los que amparen los gastos efectuados en los vehículos de su propiedad.
• Que los gastos se efectúen en territorio nacional, es decir, si efectúan en el extranjero no aplicará tal deducción.
• Deben acompañarse el comprobante fiscal que ampare el hospedaje de la persona que conduzca el vehículo.

La diferencia que rebase los límites anteriores no será deducible en ningún caso. Finalmente es preciso señalar que los límites para cada concepto no incluyen el IVA.

Problemas para deducir viáticos de outsourcers

Las empresas que utilizan servicios de empresas de Outsourcing, eventualmente tienen que pagar
viáticos de aquellos empleados asignados para sus servicios. Esto representa un problema ya que,
la disposición fiscal requiere que los viáticos sean erogados por empleados o prestadores de
servicios profesionales. Esto no se cumple cuando el contratante no tiene el personal contratado
de manera directa. En este caso existe el siguiente criterio del SAT:

“Gastos a favor de tercero. No son deducibles aquéllos que se realicen a favor de personas con las cuales no se tenga una relación laboral ni presten servicios profesionales.

En ese sentido, no son erogaciones estrictamente indispensables aquéllas que se realizan cuando no exista relación laboral o prestación de servicios profesionales entre la persona a favor de la cual se realizan dichas erogaciones y el contribuyente que pretende efectuar su deducción, aun cuando tales erogaciones se encontraran destinadas a personal proporcionado por empresas terceras.

Por lo anterior, se considera que realizan una práctica fiscal indebida los contribuyentes que celebren contratos con personas físicas o morales para la prestación de un servicio, y efectúen la deducción de los gastos de previsión social, los viáticos o gastos de viaje, en el país o en el extranjero, cuyos beneficiarios sean personas físicas contratadas por la prestadora de servicios o accionista de ésta”.

Debido lo anterior, sugerimos que los pagos se realicen a través de la prestadora de servicios, operadora, outsourcing, etc… y no de manera directa.

Viáticos que son ingresos para el trabajador

Los viáticos también representan un tema de cuidado para el trabajador. El artículo 93 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, indica que no son ingreso para el trabajador…
Artículo 93. No se pagará el impuesto sobre la renta por la obtención de los siguientes ingresos:

XVII. Los viáticos, cuando sean efectivamente erogados en servicio del patrón y se compruebe esta circunstancia con los comprobantes fiscales correspondientes.

Por lo que a contrario sensu, si lo serían cuando no se compruebe que fueron erogados en servicio del patrón, y que además de esa condición, la misma se compruebe, con los comprobantes fiscales correspondientes. Existen diversas opiniones respecto a que los viáticos no se encuentran considerandos como base del impuesto e ningún artículo de la ley, y solo, por interpretación de este artículo, se infiere que de no darse esos supuestos, se estaría en presencia de un ingreso para el trabajador. Si su empresa, desea tomar una postura conservadora, debería atenerse a cumplir todas las disposiciones donde se considera ingreso el gasto de viaje no comprobado debidamente, y si desea tomar una postura más estratégica, podría omitir esta interpretación y todos los
dispositivos que le hacen referencia.

Sin embargo, el Reglamento de la misma ley, otorga una opción para ciertos casos de gastos de viaje no comprobados debidamente y que fueron cubiertos con un anticipo para el gasto, consistente en no comprobar hasta el 20% del total erogado por cada ocasión cuando no existan servicios para emitir el comprobante (no hubiera internet, computadora, luz, etc.), sin que en ningún caso, el monto no comprobado excediera de $15,000 en el ejercicio. Para que esta opción sea aplicable, las partidas no comprobadas, debieron haberse pagado con la tarjeta de crédito o débito o de servicio, pero, del patrón. Es decir, esto solo aplica para gastos con anticipo, y que se paguen con tarjeta de la empresa. Esta posibilidad no es aplicable a gastos de hospedaje ni pasajes de avión.

Si se cumplen esos requisitos, y además los de los topes por categoría de viaje (esos son a los que se refiere el art. 28 fracc. V), pudiera no ser considerado como ingreso gravado el monto no comprobado con CFDI.
Finalmente, la parte que no se erogue, deberá ser devuelta por la persona física a la empresa.

Artículo 152. Para efectos del artículo 93, fracción XVII de la Ley, las personas físicas que reciban viáticos y efectivamente los eroguen en servicio del patrón, podrán no presentar comprobantes fiscales hasta por un 20% del total de viáticos erogados en cada ocasión, cuando no existan servicios para emitir los mismos, sin que en ningún caso el monto que no se compruebe exceda de $15,000.00 en el ejercicio fiscal de que se trate, siempre que el monto restante de los viáticos se eroguen mediante tarjeta de crédito, de débito o de servicio del patrón. La parte que en su caso no se erogue deberá ser reintegrada por la persona física que reciba los viáticos o en caso contrario no le será aplicable lo dispuesto en este artículo.

Las cantidades no comprobadas se considerarán ingresos exentos para efectos del Impuesto, siempre que además se cumplan con los requisitos del artículo 28, fracción V de la Ley.

Lo dispuesto en el presente artículo no es aplicable tratándose de gastos de hospedaje y de pasajes
de avión.

Constancias de viáticos acumulables a empleados

La ley señala dentro de las obligaciones para quienes pagan salarios, la de entregar una constancia de percepciones y retenciones, a más tardar el 15 de febrero de cada año a todos sus trabajadores.

Por disposición de la regla 2.7.5.3 de la Miscelánea fiscal vigente, es posible no emitir dicha constancia, cuando se ha cumplido con agregar la información de los viáticos acumulables en los CFDI de nómina y estos se han emitido en tiempo y forma.

No expedición de constancia y CFDI por concepto de viáticos comprobados por el trabajador, cuando se haya cumplido con la emisión del CFDI de nómina

2.7.5.3. Para los efectos de los artículos 28, fracción V, 93, fracción XVII y 99 fracción VI de la Ley del ISR y 152 del Reglamento de la Ley del ISR, los contribuyentes que hagan pagos por concepto de sueldos y salarios podrán dar por cumplidas las obligaciones de expedir la constancia y el comprobante fiscal del monto total de los viáticos pagados en el año de calendario a los que se les aplicó lo dispuesto en el artículo 93, fracción XVII de la Ley del ISR, mediante la expedición y entrega en tiempo y forma a sus trabajadores del CFDI de nómina a que se refiere el artículo 99, fracción III de la Ley del ISR, siempre que en dicho CFDI hayan reflejado la información de viáticos que corresponda en términos de las disposiciones fiscales aplicables.

LISR 28, 93, 99, RLISR 152

Como el formato actual de pago de sueldos, requiere que uno de los datos a incluir sea el de los importes de viáticos no comprobados, las áreas de tesorería, contabilidad, personal, nóminas, o aquella que lleve a cabo las revisiones de las comprobaciones de gastos de viaje, deberá informar con toda oportunidad, y antes de que se emitan los CFDI de pago de salarios, los importes a considerar para estos efectos.

Quedamos a sus apreciables órdenes.