Les exigences en matière de déductibilité, de non-revenu pour l'employé et de contrôle interne des frais de voyage requièrent plus qu'auparavant la vigilance des services comptables et fiscaux de votre entreprise.

Quels que soient les formats et les processus d'autorisation mis en œuvre par chaque entreprise, le CFDI correspondant doit toujours être disponible et cela ne suffit pas, il faut également s'assurer que les politiques de plafonnement des dépenses par catégorie, ainsi que le respect des moyens de paiement et les pièces justificatives supplémentaires fassent partie du dossier de chaque facture.

L'objectif de ce bulletin est de passer en revue les points critiques pour lesquels il convient de faire preuve de prudence dans la vérification et la déductibilité de ces points, et de veiller à ce que cela n'ait pas d'incidence sur le revenu imposable du travailleur et d'impact négatif sur l'impôt qui serait retenu.

Distance à laquelle ils sont distribués

Conformément aux dispositions de la loi, sont considérés comme frais de déplacement ceux qui sont encourus au-delà d'une distance de 50 km. du lieu d'activité du contribuable tel que défini par la loi.

En cas de paiement d'indemnités journalières ou de frais de déplacement au profit de personnes qui fournissent au contribuable des services personnels subordonnés ou des services personnels subordonnés du contribuable ou des services professionnels pour le compte du contribuable.
des services personnels subordonnés du contribuable ou des services professionnels pour le compte du contribuable,
sont déductibles lorsque ces personnes se déplacent en dehors d'une bande de 50 kilomètres autour de l'établissement du contribuable.
Cette bande de 50 kilomètres entoure l'établissement du contribuable.

Afin de clarifier la façon de considérer ce qui précède, les règlements de la loi elle-même indiquent ce que l'on entend par "établissement du contribuable" à cette fin :

Article 57 - Pour l'application de l'article 28, section V de la loi, on entend par établissement du contribuable celui dans lequel la personne en faveur de laquelle la dépense est effectuée
l'établissement du contribuable s'entend comme celui dans lequel la personne en faveur de laquellela dépense est effectuée fournit normalement ses services .

En d'autres termes, selon le lieu où le travailleur fournit normalement ses services, c'est le point à partir duquel les 50 km doivent être mesurés.
à partir duquel les 50 km doivent être mesurés.

Exigences relatives aux bons

Les reçus fiscaux numériques destinés à prouver les frais de voyage ou les indemnités journalières doivent être conformes aux dispositions de l'article 29 du code fédéral des impôts lorsqu'ils sont délivrés dans le pays et, de manière plus laxiste, les exigences relatives aux reçus de frais de voyage lorsqu'ils ont été effectués à l'étranger sont énumérées.

Vérification des indemnités journalières à l'étranger

Toutefois, si les dépenses sont engagées à l'étranger, il n'est pas nécessaire d'utiliser un CFDI comme reçu fiscal, mais les pièces justificatives doivent être disponibles. La règle 2.7.1.16. du RMF 15 établit que les contribuables qui ont l'intention de déduire ou de créditer à des fins fiscales sur la base de reçus émis par des résidents à l'étranger sans établissement permanent au Mexique, peuvent utiliser ces reçus à condition qu'ils contiennent les exigences qui y sont mentionnées, telles que :

1. Nom, raison sociale ou dénomination sociale
2. Adresse et, le cas échéant, numéro d'identification fiscale, ou équivalent, de la personne qui le délivre
3. III. Lieu et date de délivrance ;
4. code RFC de la personne à laquelle il est délivré ou, à défaut, le nom, la dénomination ou la raison sociale de cette personne ;
5. Les exigences établies à l'article 29-A, section V, premier alinéa de la FCE (quantité, unité de mesure et classe du bien ou de la marchandise, ou description du service ou de l'usage ou de la jouissance couverts) ;
6. Valeur unitaire indiquée en chiffres et montant total indiqué en chiffres ou en lettres.

LIMITES PAR CATÉGORIE DE DÉPENSES

Parmi les postes de frais de voyage, certaines limites à la déduction des frais de voyage sont notées :

Alimentation

Plafond au Mexique - 750,00 $ par jour
Plafond à l'étranger - 1 500,00 $ par jour
Preuve d'accompagnement du transport ou de l'hébergement. S'il s'agit uniquement d'un transport, celui-ci doit être payé avec la carte de crédit du voyageur.

Location de voitures

Plafond pour le Mexique et l'étranger : 850 dollars par jour.
Accompagnement d'une preuve de transport ou d'hébergement.

Hébergement

Pas de plafond au Mexique
Plafond de 3 850,00 $ par jour à l'étranger
Documents de transport d'accompagnement

Conventions et séminaires

Lorsque tout ou partie des indemnités journalières ou des frais de voyage sont destinés à des séminaires ou à des congrès organisés dans le pays ou à l'étranger, et que ceux-ci font partie du quota de récupération établi à cet effet, et que le bordereau fiscal ou les pièces justificatives couvrent ou ventilent le montant correspondant à ces dépenses, seul un montant ne dépassant pas la limite des frais de voyage par jour pour la nourriture sera déductible de ce quota, c'est-à-dire un montant ne dépassant pas la limite des frais de voyage par jour pour la nourriture :

Lorsqu'elle est versée sur le territoire national, le montant maximal de la déduction est de 750 pesos par jour pour chaque bénéficiaire. En revanche, lorsqu'elle est versée à l'étranger, le montant maximal de la déduction est de 1 500 pesos par jour et par bénéficiaire.

Les frais encourus pour l'utilisation de la voiture du salarié (indemnités kilométriques).

Dans certaines entreprises, les employés utilisent leur propre voiture pour effectuer leurs activités professionnelles et s'il a été convenu au préalable que l'entreprise leur rembourserait les services de la voiture (essence, huile, services, réparations et pièces de rechange), l'entreprise peut considérer et déduire ces dépenses sous le concept de frais de déplacement.

Toutefois, pour que ces dépenses soient déductibles, les conditions suivantes doivent être remplies, en plus des conditions susmentionnées :

• La déduction ne peut excéder 93 cents M.N. par kilomètre parcouru par la voiture et ne peut excéder 25.000 km parcourus au cours de l'année fiscale.
• Distinguer les pièces justificatives de celles qui couvrent les dépenses relatives aux véhicules dont ils sont propriétaires.
• Les dépenses doivent être engagées sur le territoire national, c'est-à-dire que si elles sont engagées à l'étranger, la déduction ne s'applique pas.
• La quittance fiscale couvrant le logement de la personne conduisant le véhicule doit être jointe.

La différence excédant les limites susmentionnées ne sera en aucun cas déductible. Enfin, il convient de noter que les limites fixées pour chaque poste s'entendent hors TVA.

Problèmes liés à la déduction des indemnités journalières des sous-traitants

Les entreprises qui recourent aux services de sociétés d'externalisation peuvent être amenées à payer des indemnités journalières pour les salariés affectés à leurs services.
Les entreprises qui font appel aux services de sociétés d'externalisation peuvent être amenées à payer des indemnités journalières pour les employés affectés à leurs services. Ce problème se pose pour les raisons suivantes
la disposition fiscale exige que les indemnités journalières soient payées par les employés ou les prestataires de services professionnels.
Les indemnités journalières doivent être payées par des employés ou des prestataires de services professionnels. Ce n'est pas le cas lorsque l'entrepreneur n'a pas de personnel directement embauché.
directement. Dans ce cas, il existe le critère SAT suivant :

"Dépenses en faveur de tiers. Les dépenses engagées en faveur de personnes avec lesquelles il n'existe pas de relation de travail ou qui ne fournissent pas de services professionnels ne sont pas déductibles.

En ce sens, ne sont pas strictement indispensables les dépenses effectuées lorsqu'il n'y a pas de relation de travail ou de prestation de services professionnels entre la personne en faveur de laquelle ces dépenses sont effectuées et le contribuable qui entend opérer la déduction, même si ces dépenses sont destinées à du personnel mis à disposition par des entreprises tierces.

Par conséquent, les contribuables qui concluent des contrats avec des particuliers ou des entreprises pour la fourniture d'un service, et qui déduisent des frais de protection sociale, des frais de voyage ou des frais de déplacement, dans le pays ou à l'étranger, dont les bénéficiaires sont des particuliers engagés par le prestataire de services ou un actionnaire du prestataire de services, sont considérés comme se livrant à une pratique fiscale indue.

En raison de ce qui précède, nous suggérons que les paiements soient effectués par l'intermédiaire du fournisseur de services, de l'opérateur, du sous-traitant, etc... et non directement.

Indemnités journalières qui constituent un revenu pour le travailleur

Les indemnités journalières représentent également une question d'attention pour le travailleur. L'article 93 de la loi relative à l'impôt sur le revenu indique qu'elles ne constituent pas un revenu pour le travailleur...
L'article 93 de la loi relative à l'impôt sur le revenu stipule que les revenus suivants ne sont pas soumis à l'impôt sur le revenu :

XVII. Les indemnités journalières, lorsqu'elles sont effectivement déboursées au service de l'employeur et que cette circonstance est prouvée par les reçus fiscaux correspondants.

Par conséquent, a contrario sensu, ils le seraient lorsqu'il n'est pas prouvé qu'ils ont été payés au service de l'employeur, et qu'en plus de cette condition, il est également prouvé avec les reçus fiscaux correspondants. Les opinions divergent quant au fait que les frais de voyage ne sont considérés comme une base d'imposition dans aucun article de la loi, et que seule l'interprétation de cet article permet de déduire que si ces conditions ne sont pas remplies, il y a présence d'un revenu pour le travailleur. Si votre entreprise souhaite adopter une position conservatrice, elle devrait se conformer à toutes les dispositions où les frais de voyage qui ne sont pas dûment vérifiés sont considérés comme des revenus, et si elle souhaite adopter une position plus stratégique, elle pourrait omettre cette interprétation et toutes les dispositions qui s'y réfèrent.
Les dispositions qui s'y réfèrent sont les mêmes.

Toutefois, le règlement d'application de la même loi prévoit une option pour certains cas de frais de voyage qui n'ont pas été dûment vérifiés et qui ont été couverts par une avance de frais, consistant à ne pas vérifier jusqu'à 20 % du montant total dépensé à chaque occasion lorsqu'il n'y a pas de services pour émettre le bon (pas d'internet, d'ordinateur, d'électricité, etc.), sans que, dans tous les cas, le montant non vérifié ne dépasse 15 000 dollars au cours de l'année fiscale. Pour que cette option soit applicable, les éléments non vérifiés doivent avoir été payés avec la carte de crédit ou de débit ou la carte de service de l'employeur. En d'autres termes, cette possibilité ne s'applique qu'aux dépenses payées à l'avance avec la carte de l'employeur. Cette possibilité ne s'applique pas aux frais d'hébergement ou aux billets d'avion.

Si ces conditions sont remplies, et en plus de celles des plafonds par catégorie de voyage (ce sont celles visées à l'article 28 section V), le montant non vérifié auprès de la CFDI ne peut pas être considéré comme un revenu imposable.
Enfin, la partie non dépensée doit être restituée par le particulier à l'entreprise.

Aux fins de l'article 93, section XVII de la loi, les personnes qui reçoivent des frais de déplacement et les dépensent effectivement au service de l'employeur, peuvent ne pas présenter de reçus fiscaux pour un maximum de 20 % du total des frais de déplacement dépensés à chaque occasion, lorsqu'il n'y a pas de services pour les émettre, à condition qu'en aucun cas le montant non vérifié ne dépasse 15 000,00 $ dans l'année fiscale en question, à condition que le montant restant des frais de déplacement soit dépensé par carte de crédit, carte de débit ou carte de service de l'employeur. La partie non déboursée, le cas échéant, doit être remboursée par la personne qui reçoit l'indemnité de déplacement, sinon les dispositions du présent article ne s'appliquent pas à elle.

Les montants non justifiés sont considérés comme des revenus exonérés d'impôt, pour autant que les conditions de l'article 28, section V, de la loi soient également remplies.

Les dispositions du présent article ne s'appliquent pas dans le cas de l'hébergement et des tarifs aériens.
les billets d'avion.

Relevés d'indemnités journalières à verser aux employés

La loi prévoit, parmi les obligations de ceux qui paient les salaires, l'obligation de délivrer un état des paiements et des retenues, au plus tard le 15 février de chaque année, à tous leurs travailleurs.

Selon la règle 2.7.5.3 de la Miscelánea fiscale en vigueur, il est possible de ne pas délivrer ce certificat lorsque les informations sur les indemnités journalières à payer ont été ajoutées aux CFDI de la paie et que celles-ci ont été émises en temps et en forme.

Non-délivrance d'une attestation et d'un CFDI pour les indemnités journalières vérifiées par le travailleur, lorsque la délivrance du CFDI salarial a été respectée.

2.7.5.3. Aux fins des articles 28, section V, 93, section XVII et 99, section VI de la loi relative à l'impôt sur le revenu et 152 du règlement relatif à la loi relative à l'impôt sur le revenu, les contribuables qui effectuent des paiements au titre des traitements et salaires peuvent considérer l'obligation d'émettre le reçu fiscal et la pièce justificative fiscale pour le montant total des frais de déplacement payés au cours de l'année civile à laquelle s'appliquent les dispositions de l'article 93, XVII de la loi relative à l'impôt sur le revenu, en émettant et en remettant en temps et en heure à leurs employés le CFDI visé à l'article 99, section III de la loi relative à l'impôt sur le revenu, à condition que le CFDI reflète les informations relatives aux indemnités de déplacement correspondantes en termes de dispositions fiscales applicables.

LISR 28, 93, 99, RLISR 152

Étant donné que le format actuel de paiement des salaires exige que l'une des données à inclure soit le montant des frais de voyage non vérifiés, les services de la trésorerie, de la comptabilité, du personnel, de la paie, ou ceux qui procèdent à l'examen des vérifications des frais de voyage, doivent informer en temps utile, et avant l'émission des CFDI pour les paiements de salaires, des montants à prendre en considération à cette fin.

Nous restons à votre service.